Telefonla arabuluculuk süreci, arabuluculuğun her bir tarafla yapılan bir dizi telefon görüşmesi yoluyla yürütülmesi dışında, yüz yüze arabuluculukla aynıdır.

Arabulucu, kararlaştırılan zamanda ilgili taraflarla ilk telefon görüşmesini yapacak ve yüz yüze arabuluculukta yapacağı bilgilendirmenin aynısı yapacak ve soracakları soruların aynısını soracaktır. Yani bu arabuluculuk sürecinden beklentileriniz nelerdir, sizin için en iyi sonuç nedir? Anlaşmazlıktaki temel konular nelerdir?

Aynı gizlilik kuralları burada da geçerlidir ve süreç tarafsız olarak yürütülür.

Telefonla arabuluculuk, karmaşık olmayan talepler için en uygun çözümlerden biridir.  Telefonla arabuluculuk aynı zamanda coğrafi olarak birbirinden çok uzak taraflar için de anlaşmazlıkları çözmenin hızlı ve kolay bir yoludur, çünkü seyahat süresini, ofis dışında kalma masraflarını ve ilişkili tüm mekan kiralama maliyetlerinden tasarruf sağlamaktadır.

Süreci şu şekilde anlatabiliriz:

Taraflar ihtilaflarının arabuluculuk sürecine taşımayı ve telefonda Arabuluculuk hizmetini kullanmayı kabul eder.

Mediasi, tarafların her birine arabuluculuk sözleşmesinin bir kopyasını ve arabuluculuktan önce ödenmesi gereken faturayı, sözleşmede aksi kararlaştırılmamışsa fatura tutarı arabuluculuk sürecinin başında ödenmek üzere, gönderir.

Bir arabuluculuk tarihi belirlenir ve bir arabulucu atanır.

Taraflar, arabulucuya taleplerini telefonda anlatabileceği gibi (destekleyici belgelerle birlikte) e-postayla da gönderebilir.

Telefonda tarafların bağlanması ile Arabuluculuk toplantısı gerçekleşir.

Bir anlaşmaya varılırsa, Arabulucu, anlaşmanın şartlarını hazırlayacak ve daha sonra bunları taraflara e-posta ile gönderecek ve daha sonra belirtilen şartlara onaylarını aldıktan sonra, yazılı anlaşmayı hazırlayarak taraflara imzaya açacaktır.

Hazırlanacak anlaşma metni, son ödeme tarihleriyle birlikte tüm ödeme ayrıntılarını içerecek şekilde hazırlanacak olup; normal bir arabuluculuk çözüm anlaşmasında olduğu gibi, şartlar taraflar açısından bağlayıcıdır.